A chi non è mai capitato di passare un periodo dove trovare la concentrazione sembrava difficile come risolvere un problema di algebra complessa? Trovarsi con numerosi progetti da portare a termine in pochi giorni e aver paura di non riuscire a concludere il compito, con conseguente ammonimento del capo. O anche semplicemente non riuscire a trovare lo spirito e la vitalità per proseguire un lavoro.
Come fare, dunque, per affrontare un calo della produttività? Ci viene in soccorso la giornalista Melanie Pinola, esperta di home office e scrittrice senior della rivista Wirecutter del New York Times, che ha cercato la risposta in maniera alternativa: ha chiesto ai suoi colleghi come avessero fronteggiato un loro calo di energia per rimettersi in carreggiata. Ha quindi raccolto tutti i suggerimenti e ha stilato una serie di metodi per aggredire il nostro spirito “pigro” e ritrovare il giusto entusiasmo.
Primo passo: modifica la tua mentalità
Il primo consiglio è quello di trasformare la propria mentalità. E per farlo è necessario spostare lo sguardo dal singolo progetto a una visione più generale: cosa non sta funzionando nella vita lavorativa? Sulla base dei risultati dovranno poi essere apportati degli adeguamenti alla propria routine. Si tratta di un vero e proprio esercizio consigliato dal capo redattore di Wirecutter Harry Sawyers, che va svolto in questo modo:
- Immagina come dovrebbe essere la tua giornata di lavoro ideale. Cosa ti aspetti da un giorno in ufficio o in smart working che ti faccia dire a fine giornata: “wow è andata alla grande!”? Ognuno può dare una risposta differente sulla base del proprio lavoro e delle proprie necessità, ma di base l’idea di aver portato avanti un progetto, stare nei tempi e non dover pensare al lavoro fuori orario, è un bel immaginare!
- Fai un elenco di cosa funziona e di cosa non funziona nella tua routine di lavoro. Per fare un esempio della mia situazione personale potremmo dire: durante lo smart working ha funzionato lavorare in una stanza senza televisione; non ha funzionato controllare spesso il mio smartphone personale durante le ore di lavoro. Altri colleghi potrebbero dire: ha funzionato creare spazi di lavoro separati per ogni membro della famiglia; non ha funzionato alternare il lavoro con la gestione dei figli e dei loro compiti a casa.
- Dopo aver trovato le criticità, cerca le cause. È probabile che nei punti che ognuno di noi ha riportato ci siano soluzioni “a breve termine” che sono poi diventate abitudini a lungo termine (e che dunque possono essere cambiate!).
- Ragiona sui miglioramenti che possono essere apportati. Anche piccole modifiche alla routine possono dare grande beneficio. Un piccolo cambiamento, come decidere di pranzare lontano dalla postazione di lavoro o mangiare sano per non appesantirsi nelle ore pomeridiane, potrebbe dare una spinta importante. E di conseguenza anche i cambiamenti più grandi, che necessitano di più tempo, possono essere affrontati: per esempio in caso di home working, educare i familiari a non disturbare durante le riunioni o nei momenti con un alto carico di lavoro.
Fai una piccola cosa. Anche un piccolo cambiamento può modificare il tuo stato d’animo
Il nostro cervello è una macchina complessa. L’impatto psicologico che potrebbe avere un piccolo gesto è enorme! Pensiamo al famoso “effetto farfalla”, che in matematica e in fisica, semplificando, sostiene che piccole variazioni nelle condizioni iniziali producono grandi variazioni nel comportamento a lungo termine di un sistema. Il principio può essere applicato anche alle persone: l’effetto emotivo che deriva dal completamento di un piccolo compito è molto elevato. Il senso di orgoglio e di soddisfazione può spingere nel compito successivo e così via per quelli ancora successivi.
Ma non deve essere necessariamente un’abitudine quotidiana, alle volte anche un piccolo cambiamento quando l’umore è giù può spingere il nostro animo e farci ritrovare fiducia e vitalità. Si può provare a eliminare dalla lista delle cose da fare i punti che sono lì da troppo tempo e non sono ancora stati portati a termine, si può regolare la sedia o il monitor per una migliore ergonomia, si possono mappare i giorni di ferie e i ponti da quel momento alla fine dell’anno, possiamo sistemare la nostra scrivania e così via.
Adegua il tuo spazio di lavoro
Pulisci e sistema la scrivania
Un suggerimento interessante ci arriva dall’assistente editoriale di Wirecutter Erin Moore, che ha riscontrato una crescita di vitalità dopo aver riorganizzato l’arredamento del suo ufficio. Dunque, rimbocchiamoci le maniche e proviamo a riformare il nostro spazio di lavoro. Posizioniamo, ad esempio, la scrivania in una posizione diversa, magari lateralmente a una finestra per avere una migliore illuminazione, oppure nel verso opposto per avere una nuova prospettiva.
Anche qualcosa di meno “invadente” può essere d’aiuto. Quante cose inutili abbiamo sulla nostra postazione di lavoro? E allora sbarazziamoci di fogli, archivi e appunti che sono lì da tempo e non ci servono più e che alimentano solo il nostro peso mentale. Lo stesso vale per i cavi in disordine (che possono essere collocati in maniera più accurata) o per le cianfrusaglie che dovrebbero essere posizionate da altre parti (o in alcuni casi direttamente cestinate!).
Ultimo, ma non per importanza: pulire a fondo la scrivania. La procedura dovrebbe essere quella di togliere tutto, pulire accuratamente, e valutare attentamente ogni oggetto che viene rimesso sopra. È utile o meno? Bisogna detergere tutto, dal tappetino del mouse agli accessori usati comunemente (cuffie, tastiera, mouse) e una volta finito è obbligatorio prendersi una pausa. E’ assolutamente meritata.
Goditi la natura
Quando siamo in ufficio o in casa tutto il giorno, anche una breve passeggiata all’aria aperta può risultare rinvigorente. Se il tempo lo consentisse un’ottima soluzione potrebbe essere quella di spostare la propria postazione di lavoro all’esterno (soprattutto se in smart working) o in alternativa, se per motivi logistici non fosse possibile o il verde scarseggi, l’opzione è quella di acquistare una pianta da scrivania. Diversi studi hanno dimostrato che mettere una pianta nel proprio spazio di lavoro è uno di quei piccoli gesti di home-office che possono aumentare la produttività.
Migliora il flusso lavorativo
Gestisci correttamente la casella di posta elettronica
Avere una casella di posta elettronica ordinata consente di risparmiare molto tempo ogni giorno e di sentirsi meno stressati. Ecco alcuni suggerimenti:
- Annulla la sottoscrizione a tutte le newsletter che non leggi più. Spesso le mail promozionali intasano la nostra posta, e non sempre sono servizi o argomenti che seguiamo o che ci interessano particolarmente.
- Filtra automaticamente le mail in arrivo. L’utilizzo di questa funzione sposta in automatico le nuove mail dalla cartella principale a quelle secondarie: in questo modo potrai capire in un attimo e senza fatica quali sono le mail importanti che meritano attenzione.
- Filtra la posta, ulteriormente, sulla base delle azioni necessarie: se per esempio ricevi regolarmente delle e-mail che non richiedono risposta, filtrale in una cartella dedicata. Newsletter, notifiche di Google o di altre app, tutto ciò che è puramente informativo.
Per una guida generale su come smistare la posta ci ha pensato il mitico Aranzulla.
Crea flussi di lavoro automatizzati
Se è vero che la tecnologia offre sempre nuove funzionalità, è altrettanto vero che in molti non sfruttano le potenzialità disponibili. Saper utilizzare al massimo tutte le applicazioni che si adoperano giornalmente può far risparmiare tempo e fatica.
Proprio come è possibile automatizzare il flusso delle mail, è possibile meccanizzare diversi processi collegando le app utilizzate e limitando al minimo tutte quelle procedure di copia, incolla, salva, sposta, carica, passa da una finestra all’altra e chissà quanto altro.
Ogni azienda sceglie i propri software per lavorare, ma è poi (anche) compito nostro saperli sfruttare al meglio. Microsoft Outlook o Gmail (tra le più utilizzate) offrono strumenti di condivisione live, di calendarizzazione, di registrazione task e tanto altro. Quanto è più veloce, semplice e meno stressante quando un foglio di lavoro si salva automaticamente e direttamente nel cloud aziendale? Lo stesso vale per chi utilizza piattaforme differenti, come Zapier o Trello, che aiutano ad automatizzare e tenere sotto controllo tutti i processi e gli avanzamenti.
Gestisci le notifiche
L’ultimo suggerimento è forse il più importante. Quanto siamo distratti e (senza rendercene conto) infastiditi dalla tecnologia? E allora sarebbe il caso di valutare con attenzione tutte le notifiche ricevute tra smartphone, tablet e desktop. Vogliamo continuare a riceverle tutte? Una saggia decisione sarebbe quella di modificare le impostazioni di notifica e arginare il flusso di messaggi. Non ne beneficerà solo la tua produttività, ma tutta la tua vita.
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Immagine di copertina: Foto di Andrew Neel su Unsplash
