30 brevi suggerimenti per scrivere una e-mail e gestire la posta in arrivo
Si chiama Josh Spector e di mestiere aiuta gli imprenditori creativi a crescere nel loro business, ma anche a essere più produttivi. Prendo spunto da lui, e da uno dei suoi articoli, per riportare 30 brevi suggerimenti quando scriviamo una e-mail.
Su questo tema non si è mai totalmente d’accordo – c’è chi la pensa in un modo, chi in un altro, o chi preferisce fare sempre come gli pare – ma l’esperienza e lo studio delle reazioni cognitive ci vengono in soccorso.
30 brevi suggerimenti per scrivere una e-mail
La gestione della e-mail, specialmente per chi ci lavora, deve diventare una pratica che non comporta stress (come purtroppo capita spesso), ma un processo ottimizzato per essere più rapidi, efficienti e preservare la propria condizione mentale.
Ecco una raccolta di concetti per scrivere e-mail migliori e gestire la propria posta in arrivo.
1 – Il modo più semplice per ricevere meno e-mail è inviare meno e-mail.
2 – Se un messaggio fosse davvero urgente, non ti sarebbe stato mandato via e-mail.
3 – Se ricevi tante e-mail, l’obiettivo “posta in arrivo 0” non ti rende più produttivo. A meno che il lavoro non sia proprio quello di portare la posta in arrivo a zero.
4 – Non è sempre necessario firmare con il nome completo alla fine della e-mail. Il destinatario sa da chi proviene.
5 – Se rispondi sempre, in tutti i casi, immediatamente alle e-mail, istruisci le persone ad aspettarsi da te sempre una risposta immediata.
6 – Più l’e-mail “suona” come parli, più sarà efficace.
7 – Il modo migliore per ottenere una risposta alla domanda che hai inviato via e-mail è terminare l’e-mail con una domanda.
8 – Una e-mail scritta bene ma con un oggetto errato non è una e-mail scritta bene.
9 – Se il sistema di gestione della posta ti fa dedicare più tempo nella gestione rispetto a quanto faresti senza, allora cambia metodo.
10 – Un’ e-mail è preziosa tanto quanto il motivo per cui la invii.
11 – Il momento “peggiore” per scrivere una e-mail è quando ricevi una e-mail.
12 – Più è lunga l’e-mail che scrivi, meno è probabile che il destinatario legga ogni parola.
13 – È inutile essere abbonati a una newsletter che non leggi.
14 – Le e-mail che invii periodicamente e frequentemente non devi scriverle ogni volta: crea dei modelli.
15 – Più persone inserisci in CC, più si creerà confusione.
16 – La posta elettronica è un ambiente sconsigliato per fare semplici chiacchere.
17 – Utilizza i filtri. È più efficace impostare regole di posta in arrivo indirizzando direttamente nelle cartelle desiderate, che etichettare manualmente ogni e-mail quando arriva.
18 – Un’ e-mail non è una lettera.
19 – Quando fornisci il tuo indirizzo e-mail (anche solo in fase di registrazione a un sito o un concorso) stai autorizzando la controparte a contattarti quando vuole. Crea, eventualmente, una e-mail dedicata.
20 – Non esistono regole per cui non si possano avere più indirizzi e-mail.
21 – La frase più importante di una e-mail è la prima frase.
22 – Un’e-mail senza obiettivi è un’e-mail senza scopo e una e-mail senza scopo è una e-mail che non dovrebbe esistere.
23 – Se invii una e-mail “fredda”, sarebbe meglio che riguardasse un’opportunità “calda”.
24 – Se riesci a scrivere un’e-mail perfetta puoi ottenere quello che vuoi.
25 – “Rispondi a tutti” è una trappola.
26 – Se devi necessariamente scrivere un’e-mail lunga, rendila scremabile. Sfrutta gli elenchi puntati.
27 – Dividi l’e-mail in paragrafi saltando una riga.
28 – Non sentirai mai nessuno dire: “avrei voluto ricevere una e-mail più lunga” (ma se te lo chiedesse, per una specifica richiesta, allora fallo).
29 – Ogni e-mail dovrebbe dire al destinatario cosa vuoi che lui faccia dopo averla letta.
30 – Se è urgente, chiamami.
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Immagine di copertina: Janeb13 from pixabay
